Offentlige anskaffelser: Pristillegg for byttekostnader ved nytt system?

I november skrev vi om KOFA-sak 2021/1192, hvor oppdragsgiver hadde lagt et pristillegg på toppen av tilbudene fra alle andre leverandører enn den eksisterende leverandøren. Pristillegget var begrunnet i at et leverandørbytte ville medføre byttekostnader for innkjøper. KOFA holdt døren åpen for slike pristillegg, men mente at det konkrete påslaget var utformet på en slik måte at det ga eksisterende leverandør en urimelig konkurransefordel, og dermed var ulovlig.

Den nyere avgjørelsen i sak 2021/2112 gir derimot et eksempel på et lovlig pristillegg for byttekostnader. Saken gjaldt innkjøp av multifunksjonsmaskiner til fire kommuner. Leverandører som tilbød maskiner med en annen programvare (print management system) enn den innkjøper allerede hadde, fikk et påslag på kr 1,8 millioner ved evalueringen av sine tilbud. Prispåslaget var begrunnet i oppdragsgivers kostnader i forbindelse med prosjektledelse, opplæring av ansatte og manglende utnyttelse av eksisterende lisenser.

Lovlig pristillegg
Slik det ble slått fast i sak 2021/1192, kan det være tillatt å benytte pristillegg ved evalueringen av tilbud som medfører byttekostnader. Forutsetningen er at tillegget er forutsigbart og saklig begrunnet, og at det heller ikke gir noen av leverandørene en urimelig konkurransefordel.

I saken om multifunksjonsmaskinene var pristillegget klart definert i konkurransegrunnlaget, og dermed forutsigbare for leverandørene som deltok i konkurransen. Begrunnelsene for å inkludere et pristillegg, det vil si de konkrete byttekostnadenes art, var også saklige. KOFA vurderte i tillegg at størrelsen på pristillegget var saklig beregnet. Her er det verdt å merke seg at innkjøper hadde gjort helt konkrete utregninger av hva byttekostnadene ville være.

Pristillegget utgjorde heller ingen urimelig konkurransefordel for leverandørene som tilbød fortsatt bruk av den nåværende utskriftsprogramvaren. Pristilleggets relative størrelse sett opp mot kontraktssummen og forskjellene i leverandørenes pristilbud er relevante faktorer i denne vurderingen. Det var her oppdragsgiver i sak 2021/1192 hadde trådt feil, idet pristilleggets størrelse gjorde det umulig å konkurrere med eksisterende leverandør på pris. I saken om multifunksjonsmaskinene ble pristillegget godtatt til tross for at det for klagers del tilsvarte så mye som 17 % av pristilbudet (før tillegget).

Bør begrunnes godt
Saken viser at det kan være adgang til å benytte pristillegg for å kompensere for byttekostnader, også når kostnadene ikke skyldes skifte av leverandør. Etter vår mening tilsier de nokså åpenbare farene for usaklig og urimelig favorisering av enkeltleverandører at både behovet for og størrelsen på slike pristillegg bør begrunnes godt.