Forsinket anskaffelse = ulovlig anskaffelse?

Det kan være utfordrende for offentlige innkjøpere å komme tidlig nok i gang med en offentlig anskaffelse. Selv en nøye planlagt konkurranse som er blitt igangsatt i god tid kan bli forsinket, slik at konkurransen stadig pågår når dagene for planlagt kontraktssignering og -oppstart kommer.

Forsinkelse kan utgjøre en endring

Hvis konkurransegrunnlagets plan for oppstart av kontraktsarbeidet derfor ryker, kan man spørre seg om konkurransegrunnlaget og/eller kontrakten i praksis er blitt endret. Både konkurransegrunnlag og offentlige kontrakter kan riktig nok endres, men bare så lenge endringen ikke er vesentlig. Endringer som medfører at andre leverandører kunne deltatt i konkurransen, eller som medfører at noen av tilbyderne hypotetisk sett kunne levert mer konkurransedyktige tilbud, vil typisk være vesentlige – og dermed i strid med anskaffelsesforskriften. For noen virksomheter vil oppdragenes timing være viktig for hva de kan tilby, og dermed kan vanskelige situasjoner oppstå når faktisk oppstart viser seg å drøye.

Estimatsprekk på 9 måneder ble akseptert

En slik situasjon sto Herøy kommune i, da deres anskaffelse av totalentreprise for prosjektering og oppføring av nybygg ble kraftig forsinket gjennom 2023 og 2024. I konkurransegrunnlaget var tidspunktet for kontraktsinngåelse estimert til midten av juni 2023. Det oppsto imidlertid et behov for økte budsjettrammer fra kommunestyret, og deretter fulgte sommerferie, klagebehandling, nye tilbudsevalueringer og atter nye ferier. Kontrakten ble derfor først inngått i mars 2024 – ca. 9 måneder senere enn planlagt. En av leverandørene som hadde deltatt i konkurransen påpekte nå at de ville kunne levert et bedre tilbud, hadde de vært kjent med arbeidets reelle oppstartstidspunkt.

KOFA kom til at endringen ikke var vesentlig, og begrunnet konklusjonen blant annet i forsinkelsenes legitime grunner og konkurransegrunnlagets relativt åpne formuleringer. Blant annet var det ikke satt noen spesiell dato for ferdigstillelse. Uttalelsen viser samtidig at utfallet kan bli en annen i andre tilfeller. Oppdragsgivere bør – i tillegg til å sørge for en alminnelig god fremdrift i anskaffelsen – være bevisst problemstillingen når konkurransegrunnlag utformes. For leverandører gir uttalelsen veiledning om hvilke tilfeller det kan være aktuelt å kreve en ny konkurranse, basert på realistiske tidsplaner.