Avvikling av ferie for de ansatte ved årsslutt

Retten på ferie

Det er ferieloven som regulerer arbeidstakers rettigheter og plikter, og arbeidsgivers plikter knyttet til ferieavvikling. I tillegg er arbeidsavtalen og eventuell tariffavtale sentral for hva som skal legges til grunn for ferierettighetene.

Ansatte har normalt rett på 25 feriedager i året. Dette betyr at arbeidstaker har rett på fire uker og én dag med ferie i året, ettersom lørdag anses som en virkedag i ferieloven. Det er i dag vanlig praksis med fem ukers ferie i tariffavtaler, og dette blir som regel også praktisert utenom tariffavtaler i individuelle avtaler. De avtalefestede feriedagene kommer i tillegg til lovens minstekrav, og er ikke en del av ferielovens bestemmelser.

Fastsetting av ferie skal drøftes med den enkelte arbeidstaker, og den ansatte skal få beskjed om fastsettingen tidligst mulig og senest 2 måneder før ferien begynner. Dersom det ikke oppnås enighet, kan arbeidsgiver bestemme når ferien skal tas.

Utgangspunktet i ferieloven er at arbeidstaker er pliktig til å avvikle samtlige feriedager i løpet av ferieåret. Arbeidsgiver har også en plikt til å sørge for at ferien blir avviklet. Det fins imidlertid visse unntak i ferieloven. Arbeidstaker har muligheten til å inngå avtale med arbeidsgiver om å overføre ikke-avviklede feriedager til neste ferieår. Vi kommer nærmere inn på dette i neste punkt om praktiske råd for ferieavviklingen.

Praktiske råd for avvikling av ferie

Ferieloven stiller krav til at ferien for de ansatte planlegges i god tid, og at ferien tas i løpet av inneværende år. Arbeidsgiver bør derfor starte med å planlegge ferien tidlig på året, slik at det legges opp til en ryddig prosess for de ansatte, men også for arbeidsgiver.

Det er viktig at arbeidsgiver har gode rutiner for oppfølging av avvikling av ferie i bedriften. Arbeidsgiver bør ha en god oversikt over de ansattes feriesaldo, og oppfordre ansatte med mange feriedager til gode å ta ut disse i god tid før året er over.

Arbeidstaker kan kreve at 18 feriedager avvikles i perioden 1.6 til 30.9, den såkalte hovedferieperioden. Innenfor denne perioden kan arbeidsgiver i utgangspunktet bestemme når ferien skal avvikles. Dersom virksomheten har perioder med høy og lav aktivitet vil f.eks. dette kunne være førende for når arbeidsgiver kan bestemme fastsettingen av ferie.

Arbeidstaker kan motsette seg å avvikle ferie dersom feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet under feriefraværet. Dette vil gjerne gjelde for nyansatte som ikke har opptjent feriepenger.

Dersom arbeidstaker har igjen feriedager ved årsslutt, kan det skriftlig avtales at de gjenstående feriedagene overføres til neste år. Ifølge ferieloven har arbeidstaker muligheten til å overføre inntil 12 virkedager til neste år. Det vil si 2 ukers ferie. Hverken arbeidsgiver eller arbeidstaker kan kreve at ferien overføres til påfølgende år. De avtalefestede feriedagene kan derimot overføres til neste ferieår uten avtale, ettersom de ikke er en del av ferieloven.

Ferie som ikke avvikles, og som heller ikke blir overført til året etter ved avtale, vil også bli overført til påfølgende år. Det vil medføre et brudd på ferieloven, men det er ikke slik at arbeidstaker mister disse dagene. Om du som arbeidsgiver ikke er oppmerksom vil ansatte kunne ende opp med mange feriedager til gode. Dette er noe av bakgrunnen for at arbeidsgiver må være proaktiv i oppfølgingen av ferieavviklingen.

Merk at det ikke er anledning for arbeidsgiver til å utbetale økonomisk kompensasjon for utestående lovfestet ferie, fremfor avvikling eller overføring. Det gjelder egne regler for dette ved opphør av arbeidsforholdet.

Automatisk overføring ved sykdom eller permisjon

Det følger av ferieloven at arbeidstakere som blir arbeidsufør i løpet av ferien kan kreve at feriedagene utsettes til senere på året. Dersom den utsatte ferien ikke blir avviklet før årets utløp, vil disse feriedagene automatisk blir overført til året etter. Det samme gjelder dersom ferien ikke blir avviklet på grunn av foreldrepermisjon. Overføringen av feriedagene vil skje automatisk og det kreves ikke avtale om overføring. Det er viktig at arbeidsgiver har en god oversikt over hvilke ansatte som vil falle inn under unntaket om overføring ved sykdom eller permisjon.

Dersom ferien blir utsatt som følge av sykdom vil arbeidsgiver kunne pålegge at arbeidstaker tar ut den utsatte ferien før året er omme. Som nevnt sier ferieloven at arbeidstaker skal gis beskjed om feriefastsettelsen senest 2 måneder før ferien begynner, om ikke «særlig grunner» er til hinder for dette. Særlige grunner tilsier at arbeidsgiver ikke har anledning til å varsle to måneder på forhånd i slike tilfeller. Arbeidsgiver bør likevel gi et varsel på forhånd slik at arbeidstaker får muligheten til å planlegge nytt uttak for ferie.

Mulig endring i ferieloven

Det kan være verdt å merke seg at Arbeids- og inkluderingsdepartementet er i gang med en ekstern utredning av ulike modeller for opptjening av feriepenger etter ferieloven. Formålet er å bringe opptjening og utregning nærmere hverandre i tid. I dag utregnes feriepengene basert på årslønnen fra året før. Bakgrunnen for gjennomgangen er et krav fra ESA, som fører tilsyn med EØS-avtalen. ESA hevder at dagens ordning er i strid med EUs arbeidstidsdirektiv, og at regelen for opptjening av feriepenger etter loven derfor bør endres. Det er forventninger om at en mulig endring vil komme i løpet av neste år.

Dersom du ønsker bistand til oppfølging av ferie, eller ønsker en uforpliktende prat, ta gjerne kontakt med Bulls arbeidsrettsgruppe v/ advokatfullmektig Henrik Rydland Akslen.