Utvidede arbeidsgiverplikter ved nedbemanning i konsern

De nye reglene trådte i kraft 1. januar 2024 og innebærer at flere av arbeidsgivers plikter og arbeidstakers rettigheter ved nedbemanning utvides til å omfatte også andre selskap som inngår i samme konsern som arbeidsgiver.

De viktigste lovendringene er:

• I konsern med minst 50 ansatte plikter morforetaket å etablere rammer for samarbeid informasjon og drøfting mellom foretakene og arbeidstakerne i konsernet, for eksempel i form av et samarbeidsorgan.
• Ved planer om utvidelser, innskrenkinger eller omlegginger som kan få vesentlig betydning for flere foretak i konsernet, skal det så tidlig som mulig informeres og drøftes med samarbeidsorganet.
• Plikten til å undersøke om det finnes annet passende arbeid er utvidet til å omfatte hele konsernet.
• Fortrinnsretten til ny ansettelse gjelder nå hele konsernet.

Hvem gjelder reglene for?

Reglene gjelder for alle arbeidsgivere som inngår i et «konsern». Med «konsern» menes et morforetak og ett eller flere datterforetak. Et «morforetak» er et foretak som gjennom eierskap eller avtale har «bestemmende innflytelse» over ett eller flere andre selskaper.

Et selskap vil alltid anses å ha «bestemmende innflytelse» over et annet selskap dersom det eier så mange aksjer at det har flertallet av stemmene på generalforsamlingen i det andre selskapet, eller har rett til å velge eller avsette mer en halvparten av medlemmene i det andre selskapets styre.

Det arbeidsrettslige konsernbegrepet går også lenger enn selskapsrettens konsernbegrep. Etter arbeidsmiljølovens definisjon av begrepet er det ingen forutsetning at morselskapet er et norsk selskap. Så lenge det utenlandske morselskapet har minst ett datterselskap i Norge, vil det foreligge et «konsern» i arbeidsmiljølovens forstand. Reglene gjelder likevel bare for de norske selskapene i konsernet.

Utvidelse av plikten til å tilby «annet passende arbeid»

En arbeidsgiver som vurderer å nedbemanne en arbeidstaker, må først undersøke om det finnes «annet passende arbeid» å tilby arbeidstakeren. Tidligere har undersøkelsesplikten vært begrenset til å omfatte «annet passende arbeid» i den virksomheten som nedbemanner. Etter lovendringen som trådte i kraft 1. januar 2024, er ikke lenger plikten begrenset til arbeidsgiverselskapet. Undersøkelsesplikten omfatter nå også resten av selskapene som inngår i samme konsern som arbeidsgiver (i Norge).

Den utvidede plikten til å undersøke om det finnes annet passende arbeid er sekundær. Som arbeidsgiver må du først undersøke om det finnes annet passende arbeid å tilby de overtallige i egen virksomhet. Dersom dette ikke finnes, må du deretter undersøke om slikt arbeid finnes i et av de andre norske selskapene i konsernet.

Utvidet fortrinnsrett for ansatte som nedbemannes

Ansatte som sies opp som følge av nedbemanning har under visse forutsetninger fortrinnsrett til nye stillinger de er kvalifisert til i ett år etter fratredelsen. Fra 1. januar i år ble fortrinnsretten utvidet til å gjelde alle norske selskap som inngår i samme konsern som arbeidsgiverselskapet.

Ikke alle arbeidstakere som sies opp i en nedbemanning, har et bevisst forhold til hvilke selskap som inngår i samme konsern som deres arbeidsgiver. For å gjøre det enklere for disse arbeidstakerne å skaffe oversikt over hvilke stillinger de har fortrinnsrett til, er det også innført et nytt formkrav til oppsigelsen. Ved nedbemanning i konsern må oppsigelsesbrevet nå presisere at fortrinnsretten gjelder alle norske selskap i konsernet. I tillegg må oppsigelsesbrevet liste opp selskapene som inngår i konsernet på oppsigelsestidspunktet.

Hvilke grep må du som arbeidsgiver gjøre for å oppfylle de utvidede pliktene?

De nye reglene om nedbemanning i konsern gjør det nødvendig å etablere gode systemer og rutiner for deling av informasjon om ledige stillinger på tvers av konsernselskapene. Det er også viktigere enn noen gang å dokumentere saksbehandlingen og vurderingene som foretas under en nedbemanningsprosess.

Videre må dokumentasjonen som benyttes ved nedbemanning reflektere endringene. Særlig viktig er det å sørge for at oppsigelsesbrevet nå oppfyller de endrede formkravene. I tillegg anbefaler vi at sluttavtaler som inngås med arbeidstakere også tar høyde for de nye rettighetene.

Trenger du råd om hva du bør gjøre for å oppfylle de nye reglene, ta kontakt med Kjersti Borgen eller Helle Olufsen.